Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Undirbúningur skilar árangri í samskiptum

Ég held að allir hafi lent í því að segja eitthvað sem þeir sjá eftir, og flest okkar hafa farið inn í aðstæður án þess að vera búin að hugsa um það hvað við viljum segja eða ná fram með samtalinu. Flest okkar samskipti eru viðbrögð við aðstæðum hverju sinni og okkur er það ekki mjög meðvitað að undirbúa þau sérstaklega – við förum inn í aðstæðurnar og reynum að gera okkar besta að bregðast við því sem kemur upp.

En við getum ekki tekið orð til baka, og þegar orðin koma vitlaust út úr okkur eða við segjum eitthvað óheppilegt á versta tíma getur það haft alvarlegar afleiðingar. Við eigum á hættu að stigmagna ágreining eða gera fólk fráhverft okkur, sem er líklega það síðasta sem við vildum. Óttinn við að gera þessi mistök getur leitt til þess að við forðumst að takast á við ágreiningsmál á fyrirbyggjandi hátt, því við viljum ekki gera illt verra. Hluti af þessum ótta er að við vitum ekki hvernig er best að undirbúa okkur almennilega fyrir mikilvæg samtöl.Að fara inn og vona það besta er ekki lengur eina leiðin – við getum aukið líkurnar á góðum samskiptum með því að huga að undirbúningi fyrir mikilvæg samtöl.

Spurningin er þá bara, hvernig er best að undirbúa sig?

Undirbúningur borgar sig alltaf og getur hjálpað þér að koma í veg fyrir mistök þegar þú stendur frammi fyrir mikilvægum samningaviðræðum eða erfiðum samtölum.Eins og alltaf, þá fer eðli undirbúnings eftir aðstæðum hverju sinni, en með því að huga að þessum þremur atriðum eykur þú líkurnar á bættum samskiptum.

Leið til lausna: 3 atriði til undirbúnings 

  1. Ég – undirbúningur fyrir mína hlið
    Að taka tíma til þess að skilgreina hvaða útkomu þú vilt ná. Því ef þú hefur ekki skýrt markmið, hvernig veistu hvort þú nærð því? Til dæmis, ef við ætlum að semja um hærri laun, hversu mikið hærri þurfa þau að vera? Ef þú færð 100 kr. launahækkun, er það nóg? Hvað með 1.000 kr.? Taktu tíma og hugsaðu um smáatriðin á útkomunni sem þú vilt ná – þegar þú hefur sett þér markmið (Meira um markmið hér) þá ættiru einnig að hugsa um hvernig þú vilt koma fram í samskiptunum – þegar við hugsum um gildi okkar áður en við hefjum mikilvæg samtöl, erum við ólíklegri til þess að segja eitthvað sem við sjáum eftir.
  2. Þau – undirbúningur fyrir þeirra hlið
    Samskipti eru ekki einstefnugata og við þurfum að hafa það hugfast að þetta snýst ekki bara um okkur. Undirbúningurinn ætti því að endurspegla það og góð leið til þess er að hugleiða hvaða hagsmuni, þarfir og langanir samningsaðili þinn gæti haft. Hér er hjálplegt að temja sér hugarfar sem einkennist af forvitni og hugsa um spurningar eins og “Hvað myndi það taka til að ná niðurstöðu þar sem báðir eru sigurvegarar?” og “Hvaða staðreyndir vantar mig til þess að skilja hina hliðina betur? Hugsaðu um hvað þú getur gert fyrir hina hliðina (hvað hefur þú sem þau vilja?), og hvernig þú vilt nálgast samræðurnar. Hér er einnig hjálplegt að hugsa um tilfinningar þeirra og hvaða tilfinningar þú vilt að aðili upplifi í samskiptum við þig. Forðumst að draga ályktanir að við vitum hvað hin hliðin er að hugsa – skrifum frekar niður spurningarnar sem við viljum fá svör við, og undirbúum okkur andlega fyrir að hlusta á svörin.
  3. Ferlið sjálft – undirbúningur fyrir samtalið
    Að lokum skaltu taka tíma til þess að undirbúa ferlið sjálft, hvar, hvenær og hvernig. Praktísk atriði eins og umhverfið getur haft mikil áhrif á samskiptin. Ef þú þarft að ræða um viðkvæm málefni, hafðu það hugfast hvar það fer fram og hvort það sé nógu mikið næði til að ræða málin? Reyndu að finna stað þar sem báðum aðilum líður vel, og að þið hafið nægan tíma til þess að tala um hlutina, því að tímaskortur getur leitt til fljótfærni í ákvörðunartöku.

Að koma í veg fyrir ágreining eða mistök liggur að stórum hluta í undirbúningi, og með góðum undirbúningi getur samtalið sjálft orðið mun ánægjulegra og markvissara.

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Scroll to Top